内容証明郵便による回収

そもそも内容証明郵便とは、「いつ」、「どんな内容の文書を」、「誰から」、「誰に」差し出されたのか、という事を郵便局が証明する制度です。内容の真偽は証明されませんが、記録として残る事で送られた相手は言い逃れができなくなるのです。内容証明郵便は、文書の1行1行の文字数や1ページあたりの行数、使える文字・使えない文字が全て細かく規定されています。その書式に従わなければ、内容証明郵便として受理されません。この「厳しく規定された書式」もまた、相手にとってはプレッシャーとなります。

内容証明郵便は郵便局が提出日などを記録してくれますが、差出人は確実な売掛金回収のために、以下の内容を文書内に記載する必要があります。売掛金回収のための内容証明郵便に記載する内容は、支払い期限や支払いを求める具体的な根拠、そして支払いを求める具体的な金額、今後の取引中止の予告、訴訟の予告となります。

順に説明します。まず、支払い期限を明確に記載しましょう。1ヶ月後、などの曖昧な表現ではなく、はっきりと「何年何月何日までに」と明記します。相手に内容証明郵便が到達すると予想される日から1~2週間後に支払い期限を設定する事が、常識的かつ効果的です。次に、支払いを求める具体的な根拠・金額を記載します。相手が言い逃れできないように詳細に書きましょう。さらに、今後の取引中止および訴訟の予告も明記します。とにかく「本気で回収致します」というアピールをするのです。